Hvordan skrive en god bookingmail?
Forarbeid, skrivetips og oppfølging i bookingprosessen.
Booker du konserter for deg selv eller andre artister? Her viser vi deg hvordan du kan ta kontakt med arrangører og spillesteder på en ryddig måte.
Sikre deg den neste spillejobben!
Av Nicholas Oscar van Eck
— Sist oppdatert:Forarbeid
En stor del av arbeidet rundt booking handler om å finne korrekt kontaktinfo.
Søk opp alt du kan av navn på bookingagenter, spillesteder, e-post-adresser, telefonnummer og strukturér det godt i et system du foretrekker.
Ønsker du veiledning rundt booking?
På de forskjellige musikkontorene i Norge sitter det folk med mye kompetanse om booking av konserter.
Tips til skrivingen
Ikke lag én mal som du kopierer og sender til alle spillestedene i Norge.
Du kan selvfølgelig gjenbruke en del av informasjonen om deg som artist eller ditt band, men start alltid med et par setninger som er spesielt tilpasset mottakeren av nettopp denne e-posten - og gjerne også noe som viser at du har god kjennskap til spillestedet du kontakter.
En huskeliste kan se slik ut:
-
Det viktigste du skal få frem er at du er en perfekt match for spillestedet/arrangøren.
Vis at du kjenner spillestedet og profilen deres.
-
Bruk navnet til bookingansvarlig dersom dette er å finne på nettstedet til spillestedet.
-
Få frem hvem dere er og hva dere vil.
Det blir ofte mye tekst i denne type e-poster, så hold innsalget kort og konkret.
-
Er artisten kjent for arrangøren fra før? Da holder det med en kort setning om det siste som har skjedd eller skjer rundt artisten.
Dersom artisten er ukjent for arrangøren er den første setningen om artisten viktigst, og vil være avgjørende for om mottakeren i det hele tatt vil fortsette å lese mailen din.
- List opp de mest imponerende faktaene om artisten eller bandet, f.eks strømmetall, antall konserter, antall publikummere. Trekk gjerne frem anmeldelser
- Er det noen større artister dere ligner på? Plukk ut de kuleste navnene og sammenligne dere med de. Få artister liker å sammenligne seg selv med andre, men dette handler om å få bookeren til å assosiere dere med gode artister de kanskje har hatt på spillestedet tidligere, eller ønsker å ha i fremtiden
- Har dere noe forankring i lokalmiljøet så bruk det for alt det er verdt. Her kan Facebook og Spotify være til hjelp, og også en indikator på hvilke byer det kan være lurt å booke jobber i
Tekniske punkter i mailen
Her skal vi se på noen tekniske punkter i selve mailen.
-
Dette er viktigere enn du tror: Ikke bare skriv «Hei!», eller «Vi ønsker å spille hos dere». Da blir sannsynligvis mailen borte blant alle de andre bookingforespørslene. Emnefeltet er det første som blir lest av mottakeren, så det bør være tydelig og konkret informasjon som står der.
Navn, scene (og eventuelt tidspunkt) vil gjøre det enklere for både arrangøren og deg selv å finne tilbake til e-posten senere:
«Seven Impale slippturné - noe som kan passe på Hulen til våren?».
-
Grammatikken i e-posten må være feilfri. Er du usikker bør du få noen til å lese korrektur og se over språket ditt. Dette er viktig for å i det hele tatt bli vurdert i bookingprosessen.
Unngå å skrive med store bokstaver og/eller fancy skrifttyper. Husk å skrive navn og navn på spillestedet med stor forbokstav.
-
Som nevnt tidligere kan det ofte bli mye tekst i disse e-postene. Dersom du føler at mailen er vanskelig/tung å lese bør du ta en runde og se om det er ting som kan sløyfes. Du bør i alle tilfeller unngå lange avsnitt og store tekstbolker. Legg gjerne inn mellomtitler/overskrifter for å gjøre teksten mer lesbar, om den er så lang at det trengs.
«Nytt album», «Hør oss her» og lignende er gode eksempler på slike mellomtitler.
-
Du vil selvsagt inkludere musikk i mailen, men det er ikke lenger vanlig å sende filer med musikk som vedlegg. Det gjør mailen tyngre, og steget fra å lese mailen til å høre på musikken mye lenger. Legg heller ved en Soundcloud- eller Dropbox-link slik at mottaker kun trenger å trykke seg videre fra mailen for å høre musikken din.
Soundcloud er et godt verktøy for å dele musikk som ikke er utgitt. Men husk å teste alle private linker som sendes. Det kan også være greit å gjøre musikken på disse Soundcloud-linkene nedlastbar.
Det er smart å ha klar en en pressepakke (electronic press kit eller EPK blant promotører). Denne kan inneholde bilder av artist/band som kan brukes både i pressedekningen og til annonsering av konserten (husk avtale med fotografen om bildebruk og kreditering), visuelt materiale i flere formater (til annonsering/publisering i ulike sosiale medier), logoer og et generelt presseskriv.
En komplett pressepakke inneholder ofte både bilder som er tilpasset nettpublisering og bilder i fullformat (dersom det skal til trykk). Derfor bør denne alltid legges ved som f.eks Dropbox-link heller enn som vedlegg, grunnet størrelsen.
PS: Dersom du skal ha et klassisk vedlegg i en e-post, kan det anbefales å lage en såkalt «one-sheet». Når en promoterer musikk er det vanlig å samle kortfattet informasjon om artisten/utgivelsen samt alle viktige lenker (bilder, musikk sosiale medier) og kontaktinfo på én side i et dokument. Enkelte plateselskap lager også en digital one-sheet som en ikke-indeksert (skjult) nettside på egen nettside slik at de kun trenger å legge ved én link i mailen som tar mottaker til en side med alt som trengs for den artisten og/eller den aktuelle utgivelsen.
-
Dette er avslutningen på mailen og skal inneholde all informasjon mottakeren trenger for å komme i kontakt med bandet. Husk: Det kan også være hyggelig å takke for at bookeren har tatt seg tid til å lese mailen, og at du håper de tar kontakt når de har mulighet.
Det må være veldig lett å finne informasjonen som trengs, så inkluder gjerne følgende:
Navn på personen som sender mailen
Navn på artist/band
Mobilnummer
E-postadresse (selv om du sender fra denne adressen)
Nettsted (eller link til Facebook-side)
Eventuelt andre nyttige linker (Instagram, Soundcloud, Urørt, Spotify)
Oppfølging
Der var mailen sendt og nå venter du på svar. Det er ikke alltid at det vil komme. De som booker konserter får mange forespørsler, og selv om de har lest mailen er det ikke sikkert de svarer før de har bestemt seg for om bandet ditt skal spille eller ikke.
Ikke bli frustrert. Dersom det er viktig med et svar slik at datoen er bekreftet eller du trenger å vite om du skal begynne å lete etter et nytt spillested til den datoen, finn frem mailen igjen og send en vennlig påminnelse om at du venter på svar (i samme mail-tråd). Vent uansett minst én uke med denne påminnelsen. Du kan også vurdere å ta en kort telefon for å høre om mottakeren har rukket å vurdere mailen din, men vis alltid forståelse for situasjonen dersom hun eller han har mye å gjøre.
Det er viktig å holde oversikt over spillestedene du kontakter, og ha god kontroll på når du følger opp. Har du et godt system på dette er det lett å se når det er på tide å ta kontakt igjen. Om du ikke får noen klare svar (eller svar i det hele tatt), ikke fortvil. Bookere får som sagt mange henvendelser og blir nedringt av artister og band som vil ha spillejobber. Fokuser heller på neste spillested.
Etter konserten
Bookingen starter med en e-post, og bør også avsluttes med en e-post. Etter vel gjennomført spillejobb kan det være hyggelig å sende en mail til spillested/arrangør der du takker for denne gang, skryter av stedet eller de frivillige hvis det var en positiv opplevelse.
Var opplevelsen mindre heldig takker du likevel for samarbeidet, og gjør heller det du kan for å forbedre situasjonen hvis du vil tilbake dit på et senere tidspunkt
Gi oss tilbakemelding!
Dersom du oppdager feil, har kommentarer eller innspill, hører vi mer enn gjerne fra deg!
hei@musikkontoret.no
Forbehold
Vi jobber hardt for å levere innhold som til en hver tid er oppdatert og riktig. Det kan likevel hende at artikler på Musikkontoret.no inneholder feil og mangler.
I slike tilfeller står ikke Musikkontoret ansvarlig for eventuelle utfordringer eller problemer dette måtte forårsake.
Relatert innhold
Konsertvirksomhet i utlandet
Hva må du huske på dersom du skal turnere internasjonalt?
Musikkontorene og Music Norway lanserer ny mentor-ordning
