Økonomiske og administrative oppgaver er å sørge for nødvendig registrering av verkene, innkreve og kontrollere utbetalinger av vederlag - og avregne låtskriver.

En del av disse oppgavene kan også bestå i å finansiere låtskrivers ulike aktiviteter eller å betale forskudd av forventede inntekter.

Forlaget hjelper også ofte i forhandlinger om låtskriverprosenter.

Dette er mest aktuelt når det er større releaser og flere låtskrivere.

Dersom avtalen skal inneholde et bestemt antall verk som er skapt i en avtaleperiode, er det vanlig å ha en ytterligere utnyttelsesperiode, også kalt retention period. Det vil si en periode der forlaget skal kunne fortsette å forvalte verkene, men hvor låtskriver ikke lenger er forpliktet til å levere nye verk.

Man kan også ha en innkrevingsperiode, også kalt collection period, som normalt er en kortere periode der forlaget etter avtale- og/eller utnyttelsesperiodens utløp skal kunne kreve inn inntekter basert på den utnyttelse som har funnet sted i foregående periode.

Utnyttelses- eller innkrevingsperioden kan i visse tilfeller forlenges dersom eventuelle forskudd ikke er tilbakebetalt.

Noen avtaler gir forlaget rett til å forvalte verkene så lenge «den lovbestemte vernetid» løper, eller life of copyright. Det betyr så lenge verkene er vernet etter loven, som i dag er i hele låtskrivers levetid og 70 år etter låtskrivers død.

Selv om det står et sted i avtalen at den gjelder for verk skrevet i en angitt periode, kan det på et annet sted stå at rettighetene forvaltes innenfor mye lengre tid.

Vær oppmerksom på bestemmelser som kan forlenge utnyttelses- eller innkrevingsperioden dersom det foretas endringer i den lovbestemte vernetiden. Det bør ikke fremgå at forvaltningsperioden kan forlenges ved endringer i den lovbestemte vernetiden dersom man har definert en begrenset tid for forvaltning.

Forlagsavtaler kan noen ganger inneholde bestemmelser om opsjon. Det kan innebære at forlaget ønsker en ensidig rett til å velge å forlenge avtaleperioden og/eller antall verk. Da er det opp til forlaget å velge om de ønsker å avslutte samarbeidet eller forlenge avtaleperioden. Det er vanlig å angi frister for skriftlig iverksettelse av opsjon.

I visse tilfeller kan man også avtale at opsjon forutsetter at partene blir enige om vilkårene for opsjon innenfor en angitt periode.

Resultatbetinget opsjon

Det finnes flere måter å balansere opsjonene. Blant annet kan man ha resultatbetinget opsjon som krever at verkene må ha tjent inn bestemte beløp for at forlaget skal kunne utøve opsjonen.

Iverksettelse av opsjon

Det er viktig at det kommer klart frem at opsjon må iverksettes innenfor angitt tidsfrist, og det bør alltid være skriftlig.

Opsjon i en kombinert forlags- og platekontrakt

Dersom en forlagsavtale inngås i forbindelse med platekontrakt er det normalt at opsjon ikke lenger skal gjelde dersom opsjon under platekontrakten ikke iverksettes.

Forlagsavtaler gjelder oftest for hele verden.

Det kan være lurt å kartlegge forlagets arbeidsmetoder, distributører og samarbeidspartnere i ulike land eller i de landene du som låtskriver og komponist har ambisjoner om å arbeide i.

En forlagsavtale bør regulere forlagets oppgaver, og kan ofte deles mellom kreative og administrative oppgaver.

Kreative oppgaver

I en forlagsavtale skal forlaget etter beste evne legge til rette for bredere utnyttelse av låtene og økte inntekter. I de kreative rollene spesifiseres ofte aktiviteter som for eksempel å søke å få verkene utgitt, plassere verkene for innspilling med andre artister, i film, i reklame osv.

Visse forlag kan også bistå i utvikling av låtskriving, tilrettelegging for låtskriving og låtskriving i samarbeid med andre, og promotering av verkene og opphavsmannen.

Det er vanlig å ha løpende dialog der man diskuterer og avklarer muligheter, forventninger og planer for en tid fremover.

Administrative oppgaver

Forlagets administrative oppgaver er å sørge for nødvendig registrering av verkene, innkreve og kontrollere utbetalinger av vederlag, og avregne låtskriver.

Ulike typer forlagsavtaler kan variere etter forlagets roller. Dersom forlaget bare har en administrativ rolle, betegnes slike avtaler ofte som administrasjonsavtaler.

Låtskrivers viktigste forpliktelse er å levere verk til forlaget.

Låtskriver skal også bistå forlaget med registrering, eventuell forlengelse eller utvidelse av opphavsrett, gi forlaget nødvendige opplysninger om verkene og informere om eventuelle andre låtskrivere som har bidratt til et verk og deres andeler.

Man kan ofte få med en bestemmelse om å få tilbake rettigheter for verk som ikke er utgitt eller utnyttet på annen måte innenfor en angitt periode.

Forlagsavtaler har normalt egne bestemmelser om utgivelse av noter, og de økonomiske forholdene rundt dette.

Låtskrivers andel av inntekter betegnes normalt som royalties, som er en prosentsats låtskriveren skal motta av inntekter forlaget eller forvaltningsorganisasjon mottar av verkene. For å kunne forstå hva inntekten/vederlaget faktisk blir til slutt, må man se på hva som eventuelt må motregnes eller trekkes i fra i det totale regnestykket.

Fordeling av inntekter kan også variere ut ifra ulike forhold i avtalens øvrige bestemmelser.

At Source

Det er ofte spesifisert at låtskrivers andel av inntekter skal avregnes fra kilden, eller såkalt at source. Det betyr at låtskrivers andel av inntekt skal beregnes på grunnlag av utbetaling fra den aktuelle forvaltningsorganisasjonen (Tono i Norge) eller inntekter som forlaget mottar fra andre parter i det aktuelle land.

I en del tilfeller kan man motta forskudd på royalties.

Størrelse på forskuddene varierer, og knyttes ofte opp mot antall verk eller tidsperioder.

Bonusforskudd

Det finnes tilfeller der man som låtskriver kan få bonusforskudd, altså forskudd ved oppnåelse av spesifiserte resultater.

Nye forskudd ved opsjon

Inneholder avtalen opsjoner er det vanlig med utbetaling av nye forskudd når opsjonen utøves. Størrelse på opsjonsforskuddene kan være et fast beløp eller prosenter av opptjente royalties fra foregående samling verk eller periode.

Ofte er det en prosentsats av opptjente royalties fra foregående periode, med minimum- og maksimumsbeløp.

Kostnader

I visse avtaler kan det også være utgifter låtskriveren skal være med å dekke, som igjen kan defineres som forskudd. Det er viktig å på forhånd kunne godkjenne eventuelle utgifter som skal trekkes i fra inntektene, og utgiftene bør kunne dokumenteres. I forlagsavtaler bør slike utgifter være begrenset til utlegg for låtskriverens aktiviteter.

I mange forlagsavtaler bruker man prosentfordelingen som en indikasjon på hvordan man deler på kostnader. Er det for eksempel 70/30-split dekker forlaget 30 % av kostnadene knyttet til skriveturer osv.

Her til lands er det også vanlig at forlagene søker om tilskudd til reiser og andre ting som er relevant for låtskriveren.

Recoupment er det vanlige begrepet for tilbakebetaling av forskudd.

Dersom låtskriver mottar forskudd, eller det er andre utgifter som skal motregnes låtskrivers royalties, er det vanlig at det kun kan tilbakebetales av låtskrivers inntekter under avtalen, og ikke på annen måte.

Forskudd eller andre utgifter som skal motregnes, avregnes vanligvis mot låtskrivers royalties, og skal normalt ikke være mulig å kreve tilbakebetalt på annen måte.

Dersom avtalen inneholder flere samlinger verk eller avtaleperioder, kan et underskudd i en samling verk eller avtaleperiode spise opp overskuddet på en annen, såkalt cross collateral/cross recoupment eller kryssinntjening.

Dersom låtskriver inngår forlagsavtale i forbindelse med inngåelse av platekontrakt, er økonomien normalt separat. Man bør i slike tilfeller sikre at det fremgår av avtalen at inntekter under forlagsavtalen ikke kan motregnes utgifter under platekontrakten eller omvendt.

Det spesifiseres normalt at forlaget skal levere regelmessige avregningsoppgaver og utbetalinger til låtskriver, ofte hvert halvår.

Avregningene skal normalt være detaljerte og gi gode oversikter.

Kontroll av avregning og regnskap reguleres normalt i forlagsavtaler.

Låtskriver må ofte betale kontroll av forlaget, men det er vanlig at forlaget dekker kostnadene dersom kontrollen viser at låtskriveren har fått for lite betalt.

Forlagene har ofte rett til å kunne bruke subforlag i andre land enn der forlaget selv opererer.

Det er viktig å forstå i hvilken grad et slikt subforlag skal motta andel av inntekter, og hvordan dette eventuelt påvirker låtskrivers andel av inntekter.

Det kan også være en fordel å kartlegge hvilke subforlag forlaget eventuelt samarbeider med og hvordan de opererer. Man kan også avtalefeste at låtskriveren har rett til å godkjenne eventuelle subforlag og betingelsene rundt slike avtaler.

Overdragelse kan innebære at forlaget selger alle rettigheter og forpliktelser under avtalen.

Vanligvis kan et forlag overdra sitt forlag eller en avdeling av det. Det bør være forutsatt at forlagets forpliktelser etter avtalen oppfylles. Låtskriver bør på forhånd ha rett til å godkjenne overdragelse av selve forlagsavtalen eller låtskrivers verker som skal overdras.

Låtskriver skal godkjenne endringer eller andre arrangement av verkene, bruk av verkene i andre sammenhenger enn egen utgivelse eller endringer av verk. Dette kan for eksempel være synkronisering i film, TV eller reklame, eller førstegangs innspilling av andre artister.

Det er også vanlig at låtskriver/artist skal kunne godkjenne materiale til promotering og markedsføring, bruk av låtskriver/artistens navn og kjennetegn, bilder, biografi og lignende.

Visse avtaler kan inneholde bestemmelser om låtskrivers forvaltningsorganisasjon, og hva som skjer dersom man avslutter en forvaltningsavtale.

Normalt skal låtskriver alltid ha rett til å la seg representere av en forvaltningsorganisasjon, uten begrensninger.

Brudd på avtalens bestemmelser betegnes som mislighold. Mislighold har avtalerettslige konsekvenser og disse konsekvensene reguleres i egne bestemmelser.

Vanligvis har den misligholdende part mulighet til å rette opp i misligholdet innen en gitt frist etter at parten har fått skriftlig beskjed om misligholdet fra den andre parten. Dersom misligholdet ikke rettes opp innen fristen kan den andre parten som oftest heve avtalen og få tilbake rettighetene til verkene.

Et eksempel på mislighold kan for eksempel være at forlaget ikke forholder seg til låtskrivers rett til å godkjenne bruk av verkene eller uteblivende avregninger eller utbetalinger.

Mislighold fra låtskrivers side kan som eksempel være at låtskriver har forpliktet seg til å levere et antall låter i en angitt periode, men ikke lever opp til forpliktelsen.

Både artist og forlag kan ha krav på erstatning dersom det foreligger mislighold. Det forutsettes at misligholdet ikke skyldes forhold som var utenfor den misligholdende parts kontroll. Dette vil for eksempel være sykdom, streik, force majeure osv.

Den skadelidende part kan få erstatning samt renter etter forsinkelsesrenteloven.

Tvister bør søkes å løses ved megling og forhandling.

Dersom man ikke kan løse tvisten, anbefaler vi at rettslige skritt skjer via ordinære domstoler.