Forhandlingsteknikk
I en arbeidshverdag som musiker er det en del av jobben å stå i forhandlinger med flere forskjellige oppdragsgivere gjennom et arbeidsår.
Hvilke spilleregler gjelder egentlig i en forhandlingssituasjon? Hvordan går du frem for å oppnå det du ønsker, og hvilke praktiske ferdigheter kreves av deg som forhandler?
I denne guiden går advokatfullmektig i Creo, Espen A. Eldøy, gjennom grunnleggende forhandlingsteknikker og strategier.
Intro
Definisjonen på forhandling er å påvirke noens meninger for å oppnå noe. De fleste forbinder begrepet med en handling som utføres i jobbsammenheng, men sannheten er at forhandlinger er noe vi gjør hele tiden, hver dag, i kommunikasjonen med menneskene vi har rundt oss.
I forbindelse med yrkesutøvelse kan det være nyttig å ha teoretisk kunnskap om forhandlinger og forhandlingsteknikk for å kunne maksimere eget, og andres utbytte.
Dette kan gjelde både økonomisk, faglig og kunstnerisk utbytte.
Espen Eldøy jobber som advokatfullmektig i Creo, forbundet for kunst og kultur, og har sin hovedkompetanse innen arbeidsrett, trygderett, avtalerett og opphavsrett.
Foto: Creo
Hva er forhandlinger?
Forhandlinger er en balanse og samspill mellom konflikt og samarbeid. Begge parter må bevege seg for å få en løsning, og i det ligger et element av gi-og-ta eller integrasjon i prosessen.
Gode forhandlere tar også hensyn til motpartens – og gjerne tredjemanns – interesser. For det må ligge insentiver for begge i å lukke en avtale, og i forlengelsen av dette skal en avtale virke motiverende i gjennomføringen.
Mange ser på forhandlinger som en fordeling av satte goder, som for eksempel et avgrenset beløp penger eller rettigheter. Dette kan ofte føre til ensidige eller begrensede resultater. Derfor er kreativitet i forhandlingssituasjoner ekstremt viktig. Hvis du klarer å identifisere dine egne, og de andre partenes ønsker, behov og bekymringer så er det mulig at dere sammen vil klare å komme frem til et gunstigere resultat, enn det som var utgangspunktet for forhandlingene.
For å få til dette er det viktig å kjenne til de forskjellige fasene i forhandlinger, samt de forskjellige teknikkene og verktøy en kan bruke gjennom prosessen.
I forhandlingsteori snakker vi først og fremst om at en forhandlingsprosess består av tre faser: forberedelse, selve forhandlingen og avslutningen.
Forberedelse
Før du starter på selve forhandlingene er det derfor viktig å ha satt seg et mål: Hvilket resultat skal jeg etterstrebe å oppnå i forhandlingene. Det neste steget er å lage en strategi for hvordan disse målene skal oppnås. For å klare å identifisere mål og strategi, kreves det gode forberedelser.
Forberedelsesfasen er altså det viktigste du gjør når det kommer til forhandlinger, og det er her en god forhandler vanligvis bruker mest tid.
-
BATNA står for «Best Alternative to Negotiated Agreement» (beste alternativ til forhandlet avtale). Dette er utgangspunktet for forhandlingsstrategien din, og det første du bør identifisere. Etter å ha satt deg mål for forhandlingene bør du derfor stille spørsmålet: hva blir konsekvensene hvis jeg ikke får forhandlet frem en avtale? Et annet ord for dette er å finne din «fallback position». Hva har du å falle tilbake på hvis det ikke blir en avtale?
Mange av oss har instinktivt en viss anelse om hvilke alternative utfall som kan tenkes hvis avtalen faller gjennom. Noen ganger blir vi også så oppslukt av forhandlingene at det ikke tenker på noe alternativ i det hele tatt.
Du må vite din BATNA – altså ditt beste alternativ – slik at du vet når du skal akseptere eller forkaste et avtaleforslag. Poenget med å være bevisst på hva som er din BATNA er at dette vil gjøre det mye lettere å vurdere tilbud og mottilbud som dukker opp i forhandlingene, samt å vite når du i det hele tatt bør akseptere en avtaleløsning. En klar BATNA kan også hjelpe deg til å vite når du IKKE bør inngå en avtale.
-
Etter å ha identifisert din BATNA vil det neste skrittet i arbeidet med å lage en forhandlingsstrategi være å identifisere både dine egne, og forhandlingsmotparts svakheter, samt drive informasjonsinnhenting.
Det er viktig å være klar over egne svakheter slik at du kan være forberedt når disse blir tatt opp under forhandlingsprosessen i form av motparts argumentasjon. På samme måte er det også viktig å ha identifisert motparts svakheter slik at du kan bruke disse i din argumentasjon. Spørsmål du bør stille deg selv for å identifisere svakhetene kan for eksempel være: Hvor stort er markedet for tjenesten jeg tilbyr til motpart? Finnes det konkurrenter som tilbyr den samme tjenesten, eller er det hovedsakelig jeg som har markedet? Er jeg avhengig av oppdragsgiver for fremtidige jobber/samarbeid?
Videre vil det i forberedelsesfasen være viktig med informasjonsinnhenting. Informasjon om motpart, samt forhold rundt, kan være med på å fortelle deg noe om hvor realistisk det vil være å oppnå målene du har satt deg.
Informasjon det kan være viktig å innhente
- Hvem er forhandlingsmotpart? Kjenner du noen som har vært i forhandlinger med vedkommende tidligere kan det være smart å snakke med disse slik at de kan fortelle deg noe om hva slags strategier og verktøy som ble brukt. Det er en stor sjanse for at samme strategi/verktøy vil bli brukt mot deg også, og da er du forberedt.
- Har du fått utlevert et avtaleutkast i forkant? Bruk i så fall profesjonelle, som for eksempel Creos jurister, til å vurdere utkastene før forhandlingsprosessen, eller be de om å bistå med informasjon om bransjen og markedet.
- Hvis du skal gjøre en jobb som selvstendig næringsdrivende på et arbeidssted som har tariffavtale kan det være viktig å se på hva tariffavtalen sier om lønnsnivå. Eventuelt kan du snakke med noen som har jobbet for oppdragsgiver før og innhente informasjon om lønns- og honorarnivå.
- Hvordan er forhandlingsmotparts økonomi?
- Finnes det et prosjektbudsjett eller lignende?
-
Etter å ha identifisert egne (og motparts mulige) mål, BATNA, egne og motparts svakheter, samt innhentet informasjon som nevnt over, bør du sette deg ned og gjøre en analyse over hva som er de viktigste av målene/delmålene for deg å oppnå.
Ved forhandling av en artist- eller lisensavtale kan dette for eksempel være opphavsrettigheter, avtaleperiode eller royalties. Sett opp en konkret prioriteringsliste over disse punktene og reflekter over hvilke punkter du kan gi deg på, og hvilke punkter du mener er helt essensielle og i hvilken grad.
En slik prioriteringsliste vil da også, sammen med BATNA fortelle deg hva som er dine utgangsvilkår. Altså: Når er det som blir tilbudt av motpart så dårlig at det er mer attraktivt å avbryte forhandlingene.
Forhandlingsfasen
Etter å ha gjennomført gode, og forholdsmessige forberedelser, er det på tide å gjennomføre selve forhandlingen. Hvordan forhandlingen foregår er forskjellig fra gang til gang. Noen ganger befinner vi oss i fysiske forhandlingsmøter, andre ganger skjer forhandlingene over telefon eller e-post. I musikkbransjen er det siste vanlig. Hva slags strategi, stil og forhandlingsteknikk du benytter avhenger av hvilken form forhandlingene foregår.
Over har vi gått inn på forhandlingsstrategi, som er viktig å identifisere i forberedelsesfasen. Neste steg er å se på forhandlingsstil og forskjellige forhandlingsteknikker og verktøy.
Forhandlingsstil
Hvilken forhandlingsstil du bruker avhenger ofte av personlighet og hva slags erfaring du innehar. Hva slags type sak du forhandler og hva strategien din er, er også momenter som kan være med å påvirke stilen.
Når det gjelder forhandlinger i yrkessammenheng snakker vi først og fremst om tre kategorier forhandlingsstil: Samarbeidsorientert, problemløsningsorientert og konkurranseorientert.
-
Den samarbeidsorienterte forhandlingsstilen er nok der partene kan oppnå mest mulig sammen, hvis begge parter er villige til å sette av tid og bruke kreativitet for å finne løsninger som er gode for begge. Denne stilen er særlig aktuell å benytte hvis man forhandler med en oppdragsgiver man har, og skal fortsette å samarbeide med.
Kjennetegn for denne forhandlingsstilen er at partene søker å maksimere felles utbytte, at en søker rimelighet, har en åpen kommunikasjon, at en sjeldent bruker trusler og at en imøtekommer motparts interesser.
-
Den problemløsningsorienterte forhandlingsstilen er mer aktuell i konflikter, for eksempel der et samarbeid skjærer seg.
Denne forhandlingsstilen kjennetegnes ved at partene forsøker å skille på sak og person, at en fokuserer på sak og ikke person, at partene forsøker å skape mulighet for gjensidige fordeler og at en bruker objektive kriterier.
-
Den konkurranseorienterte forhandlingsstilen er den stilen, ved siden av den samarbeidsorienterte, som nok er vanligst i frilansverdenen, med større eller mindre intensitet.
Denne kategorien kjennetegnes blant annet av at partene har fokus på ensidige resultater, at en har som mål å maksimere eget utbytte, at det oftere benyttes former av trusler, at det er lite informasjonsutveksling mellom partene og at det er høyere grad av forsøk på å manipulere motpart. Når denne stilen benyttes er det viktig å bruke spørsmål som et verktøy, samt være bevisst både egne og motparts bruk av teknikker.
Forsøk å forbered deg på forskjellige scenarier, og gjenkjenn motparts stil og strategi underveis i forhandlingene. Da vil du lettere kunne møte argumentasjon og fremme egen måloppnåelse.
Forhandlingsteknikker og verktøy
Forhandlingsteknikk er de metoder og verktøy som kan brukes for å finne effektive og verdiskapende løsninger i selve forhandlingen. Hva slags kroppsspråk vi bruker, eller hvilke spørsmål vi stiller kan for eksempel være en forhandlingsteknikk.
Under følger eksempler på hva du bør ha tenkt igjennom og vurdert, og hvordan dette kan brukes i forhandlingen du skal inn i.
-
Presis argumentasjoner et viktig verktøy som kan effektivisere forhandlingene og bidra til høyere måloppnåelse. Hvilke argumenter du skal bruke, når du skal bruke de, og hvordan de skal fremsettes avhenger av saken og hva slags forberedelse du har gjort.
Om du har vært nøye i forberedelsesfasen og identifisert egne og motparts svakheter, samt innhentet god informasjon, vil dette kunne bidra til en mer presis argumentasjon.
-
Avklar status underveis. I forhandlinger av et visst omfang hvor det er flere punkter som skal diskuteres/avklares kan det være fornuftig å gjøre statusavklaringer med forhandlingsmotpart underveis. Hva har dere blitt enige om så langt, og hva gjenstår å forhandle?
Dette kan bidra til å skape fremdrift, og reduserer muligheten misforståelser.
-
Be om avklaringer av ordlyd.For at det fremtidige samarbeidet med forhandlingsmotpart skal fungere i fremtiden som tiltenkt ved avtaleinngåelsestidspunkt, er det viktig at avtalepartene har samme faktiske forståelse av hva avtalens punkter skal bety i praksis. Det finnes nok av eksempler på parter som har inngått en avtale, men hvor det i etterkant har vist seg at de har forskjellig forståelse for hva ordlyden i et eller flere avtalepunkter skal bety.
Det kan derfor være viktig at forhandlingspartene snakker seg igjennom hvert avtalepunkt slik at man har en felles forståelse.
-
Skriv aldri under på noefør du er sikker på hva det innebærer.
Søk rådgivning og bistand fra profesjonelle, som for eksempel Creo, for å forstå de faktiske konsekvensene av en forhandlet avtale.
-
Forhandlinger er en dynamisk prosess, og det kan være lett å glemme utgangspunktet fra forberedelsesfasen underveis.
Stopp opp og gjør opp status i forhold til det du bestemte var din BATNA før starten på forhandlingene. Det kan hjelpe deg med å vurdere tilbud og mottilbud der du er nå.
Utover det overnevnte er det viktig å gjøre seg kjent med forskjellige forhandlingsverktøy, og tenke gjennom hva slags verktøy du kan bli møtt med, og bruke selv.
Forhandlingsverktøy som ofte blir brukt deles inn i to kategorier; verbale og nonverbale verktøy. Her er noen eksempler:
| Verbale verktøy | Nonverbale verktøy |
|---|---|
| Sinne | Taushet |
| Følelsesladet argumentasjon | Kroppsspråk (for eksempel armer i kors, se på klokken til stadighet mm.) |
| Good cop / bad cop | Klær |
| Trusler | Lytting |
| Mmmm’ing | Tidspress eller uthaling |
| Brudd/pauser | |
| Utholdenhet | |
| Mange representanter for motpart |
Avslutning
Avslutningsfasen oppstår når forhandlingspartene har avklart sakens viktigste spørsmål, og har kommet frem til et resultat som oppfattes som akseptabelt av begge parter. Det er her viktig at du ser tilbake og vurderer resultatet opp mot målene og delmålene du satte deg i forberedelsesfasen. Vurder også resultatet i forhold til BATNA.
Det er i tillegg viktig at resultatet av forhandlingen ikke kan bidra til å gi nye eller forsterkede konflikter.
Tips til å bli en god forhandler
Lytt. Still gode og åpne spørsmål.
Ha rett perspektiv. Prøv å forstå motparts verden – er det sannsynlig at han eller hun vil akseptere kravet forslaget? Hvordan vil reaksjonen være? Du må skape noe som er JA-mulig.
Ikke undervurder følelser. Vi forhandler ikke med roboter. Alle har følelser, og det må anerkjennes.
Ha selvinnsikt. Forskning viser at gode forhandlere ikke nødvendigvis er best på å være empatiske eller konkurrerende eller å være kreative. Det som gjør dem til gode forhandlere er at de er selvbevisste. Altså: De beskriver seg selv slik andre ville beskrevet dem. De vet hva de er gode på og hva de ikke er gode på.
Evaluer og reflekter. For å bli en god forhandler kan det være nyttig å sette seg ned etter hver forhandling og reflektere rundt hva som gikk bra og hva som kunne gått bedre. Still deg selv spørsmålene: Hva gjorde jeg som bidro positivt til måloppnåelse, og hva kunne jeg gjort bedre?
Creo
Creo er landets største kunstnerorganisasjon og arbeider for å sikre sine medlemmer bedre lønns, - og arbeidsvilkår.
Som medlem i Creo får du informasjon, veiledning og bistand i spørsmål om dine arbeidsforhold. De tilbyr også juridisk rådgivning, søknad- og kontraktshjelp, fri inkassotjeneste, kurs og en rekke andre medlemsfordeler.
Gi oss tilbakemelding!
Dersom du oppdager feil, har kommentarer eller innspill, hører vi mer enn gjerne fra deg!
hei@musikkontoret.no
Forbehold
Vi jobber hardt for å levere innhold som til en hver tid er oppdatert og riktig. Det kan likevel hende at artikler på Musikkontoret.no inneholder feil og mangler.
I slike tilfeller står ikke Musikkontoret ansvarlig for eventuelle utfordringer eller problemer dette måtte forårsake.
