Advance og turnéplanlegging
Avdekk behov og utfordringer i forkant.
Advancen er en prosess og en dialog som føres mellom en representant for spillestedet og en representant for artisten eller bandet.
Av Anne Amundsen Myrseth og Henrik Sandnes
Intro
Ordet advance direkte oversatt betyr på forhånd eller i forkant, og det er akkurat den måten vi ønsker å jobbe på når vi jobber med advance.
Det handler om å i størst mulig grad avdekke behov og utfordringer i forkant – altså før selve showdagen kommer og bandet står der, for at både spillested og band/artist skal være mest mulig forberedt på det som møter dem.
Denne guiden er utarbeidet av Anne Amundsen Myrseth (Sentrum Scene, Øyafestivalen, by:Larm) og Henrik Sandnes (CC Cowboys, Senjahopen, Riksscenen) i samarbeid med Kulturrom.
Kulturrom
Kulturrom er tilskuddsordningen for teknisk utstyr og lokaler. Kulturrom skal bidra til at det finnes øvingslokaler og gode tekniske vilkår for fremføring av musikk, dans og teater over hele landet.
Viktige dokumenter
For å lettere vite hvilken ende man skal begynne i, er det altså veldig nyttig om både spillestedet og artisten har utarbeidet følgende dokumenter: venue spec og ridere. Advancens startskudd er dermed å opprette kontakt med den andre siden for å utveksle disse dokumentene.
Dermed har man fått masse nyttig info og kan begynne å jobbe for en plan der innholdet i de to dokumentene kan forenes.
Advance-prosessen
Dersom vi skal skissere gullstandarden og ønskesituasjonen når det kommer til en god prosess for advance, vil den utarte seg som følger:
-
Oppstarten vil være i god tid, for eksempel senest en måned før showdag, der venue specs og artistens rider utveksles tidlig så dialogen kan begynne.
Fra venue er det en dedikert prosjektleder som tar over prosjektet (konserten) fra sin respektive booker.
-
Det er lett å få kontakt med rett person i andre enden. Mest sannsynlig er det en agent involvert som gjør showet sammen med venue, alternativt snakker man direkte med produksjonsmanager (PM) og turnémanager (TM) for turnéen.
TM tar seg av dialogen knyttet til cateringbehov, ankomsttider, hotell og evt. interntransport og runner, PM svarer for alt som har med produksjonen å gjøre, tid beregnet for opprigg og lydsjekk, evt. info om supportband, crewbehov og sikkerhetsrutiner fra bandets side.
Som prosjektleder på venue ser du raskt et omrisse av dagen og kan begynne å planlegge hvordan produksjonen vil se ut på din venue.
-
Mye av dialogen i advancen vil dreie seg om hvordan husets tekniske fasiliteter står i forhold til størrelsen på produksjonen en artist reiser med og/eller behov for utstyr.
I denne sammenheng er det viktig å huske på at mye kan forhandles. Noen ting er naturligvis ufravikelig, men når det gjelder f.eks. merke på miksere og mikrofoner, type lamper, størrelse på scene/lokaler er alt mulig å diskutere/forhandle omkring og kan tilpasses venue så lenge det gjøres i forkant!
Til slutt vil man bli enige om en plan. Sørg for å ha alt skriftlig dersom det blir gjort avtaler som fraviker fra «fasiten» i rider.
-
Dersom planen innebærer at du må leie inn noe utstyr, bør du sørge for å skaffe priser i forkant og være tydelig på hvem som skal dekke hvilke kostander slik at dette ikke blir en potensiell konflikt på showdag.
Er det en stor produksjon det er snakk om, kan det fort skje at dialogen eller spørsmålene som dukker opp blir av svært detaljert teknisk art.
Da er det viktig å vurdere når du skal «spørre en venn», dvs. konferere med fagfolk, som for eksempel din kollega som er teknisk sjef på spillestedet.
Det er ikke forventet at prosjektlederen også er tekniker. Det viktigste er at du har nok teknisk innsikt til å kunne gjøre en vurdering på når du kan ta en avgjørelse og gi en tilbakemelding, og når fagfolk bør dras inn.
Her vil det alltid lønne seg å spørre en gang for mye enn en gang for lite, siden ingen tjener på at man svarer på noe man egentlig ikke forstår.
-
En annen vesentlig ting å avdekke tidlig i advancen er hvordan artisten reiser og hvor de kommer fra.
Er produksjonen på turné og reiser i buss, kanskje til og med flere busser og/eller tilleggskjøretøy med utstyr, så er noe av det første man bør begynne å organisere for parkering for dette i nærheten av venue. Ideelt sett rett utenfor venue, slik at man har lett tilgang for inn- og utlast av utstyret.
I forlengelse av parkering for buss, må vi også ta høyde for at bussen trenger strøm og her kan det være greit å avklare om de klarer seg med 16A (shuko, vanlig stikkontakt) eller må ha 32A cee/trefas (annen type plugg som gir mer strøm og er vanlig for større, utenlandske busselskap), og ikke minst gi beskjed til dem tidlig om hvilke muligheter som finnes og hva du har tilgjengelig, så de er forberedt på hva de kommer til.
Dersom de kommer i buss, bør du også finne ut hvor de spiller dagen før for å estimere ankomsttid. Dette vil igjen påvirke når du kan regne med at de vil ha tilgang til venue og catering.
-
Ettersom advancen utarter seg må prosjektlederen planlegge nødvendig bemanning. Både ekstern, for produksjonen, og intern, for personale på spillestedet.
Produksjonen vil trenge husteknikere på lyd og lys og sannsynligvis bærehjelp. Antall må diskuteres frem i advance avhengig av hvor mye utstyr som skal inn og ut. Selv om en produksjon kommer med mye eget utstyr og egne teknikere i alle posisjoner, vil det være nødvendig å ha minst én systemtekniker på lyd og én på lys fra huset i tillegg til en arrangementsansvarlig/artistvert på showdag.
Behov for øvrig personale på spillestedet beregnes ut fra antall solgte billetter og forventet publikum, servering og sikkerhet.
Sikkerhet og risikovurdering
Sikkerheten på venue, både for artist, ansatte og publikum, er også prosjektlederens ansvar å planlegge for å gjøre vurderinger på. I denne forbindelse vil vi anbefale å gjøre en risikovurdering på alle arrangement, både visesangeren på en søndag og den verste hiphop-gjengen på en utsolgt lørdag.
Dette viser seg å være en rutine som aldri er overflødig. Basert på ulike faktorer, lager man en konklusjon på grad av risiko forbundet med arrangementet og sier noe om nødvendig tiltak i denne forbindelse.
Eksempel på risikofaktorer med tilhørende tiltak kan være som følger:
| Risiko | Tiltak |
|---|---|
| Det er forventet et veldig ungt publikum til tross for at konserten har 18 års aldergrense. | Ekstra vakthold i døra som sjekker ID, baren selger ikke sprit og kun én enhet per person. |
| Konserten er på en lørdag og publikum er kjent for å være utagerende. | Vi justerer åpningstid og konsertslutt så man avslutter noe tidligere enn normalt og melder inn arrangementet til politiet slik at de vet hva som skjer og kan være litt obs i området. |
| Vi forventer et godt voksent publikum og mange har meldt inn fysiske skavanker/vanskeligheter med å stå i kø lenge. | Vi har ekstra møblering og stoler tilgjengelig når publikum spør. |
| Artisten har med seg pyrotekniske effekter som en del av sceneshowet sitt. | Vi bemanner med en dedikert «brannvakt», som følger med på brannvarslingsanlegget dersom det skulle reagere på effektene, får en settliste fra artist der avfyringene er markert og har ekstra scenevakthold under avfyring, samt vannbøtter og tilstrekkelig slokkeutstyr i umiddelbar nærhet av scenen. |
Produksjonsplan
Etter hvert som advancen utvikler seg, sitter du med ganske mye info og den lønner det seg å samle et sted.
Her kommer produksjonsplanen inn i bildet.
En produksjonsplan er et dokument som blir en slags oppsummering og sjekkliste for alle sider av advancen og vil fungere som et verktøy både for deg og øvrige som skal jobbe med arrangementet, for eksempel teknikere og arrangementsansvarlige.
Produksjonsplanen samler alle tråder, avtaler og planer utarbeidet i advancen. Alt fra tidsplanen for dagen, hvor mange teknikere du skal ha på jobb, hva og når bandet skal spise, hvor bussen skal parkere og risikograd, for å nevne noe.
Her finnes ingen fasit på oppsett.
Det beste er å lage et oppsett som gir mening og fungerer i praksis for deg, men et oversiktlig Excel-skjema kan være et behagelig sted å begynne.
Nyttige lenker
Gi oss tilbakemelding!
Dersom du oppdager feil, har kommentarer eller innspill, hører vi mer enn gjerne fra deg!
hei@musikkontoret.no
Forbehold
Vi jobber hardt for å levere innhold som til en hver tid er oppdatert og riktig. Det kan likevel hende at artikler på Musikkontoret.no inneholder feil og mangler.
I slike tilfeller står ikke Musikkontoret ansvarlig for eventuelle utfordringer eller problemer dette måtte forårsake.
