Det er lett å få kontakt med rett person i andre enden. Mest sannsynlig er det en agent involvert som gjør showet sammen med venue, alternativt snakker man direkte med produksjonsmanager (PM) og turnémanager (TM) for turnéen.

TM tar seg av dialogen knyttet til cateringbehov, ankomsttider, hotell og evt. interntransport og runner, PM svarer for alt som har med produksjonen å gjøre, tid beregnet for opprigg og lydsjekk, evt. info om supportband, crewbehov og sikkerhetsrutiner fra bandets side.

Som prosjektleder på venue ser du raskt et omrisse av dagen og kan begynne å planlegge hvordan produksjonen vil se ut på din venue.

Mye av dialogen i advancen vil dreie seg om hvordan husets tekniske fasiliteter står i forhold til størrelsen på produksjonen en artist reiser med og/eller behov for utstyr.

I denne sammenheng er det viktig å huske på at mye kan forhandles. Noen ting er naturligvis ufravikelig, men når det gjelder f.eks. merke på miksere og mikrofoner, type lamper, størrelse på scene/lokaler er alt mulig å diskutere/forhandle omkring og kan tilpasses venue så lenge det gjøres i forkant!

Til slutt vil man bli enige om en plan. Sørg for å ha alt skriftlig dersom det blir gjort avtaler som fraviker fra «fasiten» i rider.

Dersom planen innebærer at du må leie inn noe utstyr, bør du sørge for å skaffe priser i forkant og være tydelig på hvem som skal dekke hvilke kostander slik at dette ikke blir en potensiell konflikt på showdag.

Er det en stor produksjon det er snakk om, kan det fort skje at dialogen eller spørsmålene som dukker opp blir av svært detaljert teknisk art.

Da er det viktig å vurdere når du skal «spørre en venn», dvs. konferere med fagfolk, som for eksempel din kollega som er teknisk sjef på spillestedet.

Det er ikke forventet at prosjektlederen også er tekniker. Det viktigste er at du har nok teknisk innsikt til å kunne gjøre en vurdering på når du kan ta en avgjørelse og gi en tilbakemelding, og når fagfolk bør dras inn.

Her vil det alltid lønne seg å spørre en gang for mye enn en gang for lite, siden ingen tjener på at man svarer på noe man egentlig ikke forstår.

En annen vesentlig ting å avdekke tidlig i advancen er hvordan artisten reiser og hvor de kommer fra.

Er produksjonen på turné og reiser i buss, kanskje til og med flere busser og/eller tilleggskjøretøy med utstyr, så er noe av det første man bør begynne å organisere for parkering for dette i nærheten av venue. Ideelt sett rett utenfor venue, slik at man har lett tilgang for inn- og utlast av utstyret.

I forlengelse av parkering for buss, må vi også ta høyde for at bussen trenger strøm og her kan det være greit å avklare om de klarer seg med 16A (shuko, vanlig stikkontakt) eller må ha 32A cee/trefas (annen type plugg som gir mer strøm og er vanlig for større, utenlandske busselskap), og ikke minst gi beskjed til dem tidlig om hvilke muligheter som finnes og hva du har tilgjengelig, så de er forberedt på hva de kommer til.

Dersom de kommer i buss, bør du også finne ut hvor de spiller dagen før for å estimere ankomsttid. Dette vil igjen påvirke når du kan regne med at de vil ha tilgang til venue og catering.

Ettersom advancen utarter seg må prosjektlederen planlegge nødvendig bemanning. Både ekstern, for produksjonen, og intern, for personale på spillestedet.

Produksjonen vil trenge husteknikere på lyd og lys og sannsynligvis bærehjelp. Antall må diskuteres frem i advance avhengig av hvor mye utstyr som skal inn og ut. Selv om en produksjon kommer med mye eget utstyr og egne teknikere i alle posisjoner, vil det være nødvendig å ha minst én systemtekniker på lyd og én på lys fra huset i tillegg til en arrangementsansvarlig/artistvert på showdag.

Behov for øvrig personale på spillestedet beregnes ut fra antall solgte billetter og forventet publikum, servering og sikkerhet.